プライバシーポリシー

1. 当社の立場：管理者および取扱受託者

当社ウェブサイト、マーケティング、アカウント管理については、当社は管理者として個人情報の利用方法を決定します。お客様がワークスペースに保存する文書および記録については、当社は取扱受託者として、利用規約および締結済みのデータ処理契約に基づき、お客様の指示の範囲内でのみ取り扱います。

2. 「個人情報」の定義

本ポリシーにおいて「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレスその他の連絡先等により特定の個人を識別できるもの、および生体データ等の個人識別符号をいいます。日本法が適用される場合は個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）に定める意義によるものとし、その他のプライバシー関連法が適用される場合は当該法令における同等の定義にもよります。

3. 取得する情報

• アカウント情報 — 氏名、勤務先メールアドレス、電話番号、会社名、国・地域、ワークスペースのサブドメイン、ログイン情報。
• 請求情報 — プラン、ユーザー数、請求先住所、税務上の識別番号。カード情報は決済処理事業者である Stripe が直接取り扱い、当社のウェブサイトにお客様のカード情報を保存することはありません。
• お客様コンテンツ — アップロードまたは生成される文書、フォーム、メタデータ、署名記録。お客様の従業員、顧客、住民等の個人情報が含まれる場合があります。
• 利用・端末情報 — ログ、IPアドレス、ブラウザおよび端末の種類、閲覧ページ、機能の利用状況。
• お問い合わせ — お問い合わせフォーム、デモのお申込み、サポート依頼、コミュニティプログラムのお申込み（適格性を示す書類を含む）を通じてお送りいただく内容。

また、取引や決済に関連して、販売代理店や決済事業者などの取引先からお客様に関する情報を取得する場合があります。

4. 利用目的

当社は、次の目的で個人情報を利用します。

• 本サービスの提供、運営、安全確保およびユーザー認証のため。
• 本サービスの導入に関する商談、打合せおよび連絡のため。
• 保守に関するご案内、サポート、その他重要なお知らせのため。
• 利用料金の請求、代金の回収、および解約後の事務処理のため。
• お問い合わせへの対応、およびコミュニティプログラムの適格性確認のため。
• 当社の製品・サービス、セミナー、イベント、キャンペーンに関する情報のご案内のため。
• 統計的な利用分析やアンケートを含む、製品・サービスの開発および改善のため。
• 災害その他の緊急時の連絡のため。
• 法令、税務および会計上の義務の履行、ならびに上記に付随する目的のため。

必要に応じて、お客様の同意、契約の履行、法令上の義務、または本サービスの運営および保護に関する当社の正当な利益を根拠として取り扱います。

5. AI機能

OCR、分類、要約、セマンティック検索は、結果をお返しするためにお客様の文書を処理します。処理はお客様のワークスペース内に限定され、お客様コンテンツを汎用AIモデルの学習に利用したり、他のお客様と共有したりすることはありません。第三者のモデル提供事業者が関与する場合、当該事業者は秘密保持および学習利用禁止を定めた契約のもとで、当社の再委託先として取り扱います。

6. 第三者提供および再委託先

当社は個人情報を販売しません。FileEazy の運営に必要な事業者（ホスティングおよびインフラ、決済処理（Stripe）、メール配信、エラー監視、カスタマーサポートツール）に対してのみ提供し、いずれも秘密保持義務を負い、提供する役務の範囲でのみデータを利用できます。

当ウェブサイトの一部は Google から直接コンテンツを読み込みます。いずれの場合もお客様のブラウザーが Google と直接通信するため、Google はお客様の IP アドレスを取得し、Cookie を設定する場合があります。当社は Google による当該データの取扱いを管理できません。詳細は Google のプライバシーポリシー（policies.google.com/privacy）をご確認ください。地図およびフォントに対して、当社からアカウント情報を提供することはありません。

• お問い合わせページの Google マップ。この埋め込みは操作の有無にかかわらず Cookie を設定するため、Cookie に同意いただくか、当該カードの「地図を表示」を押していただくまで読み込みません。Cookie に同意されない場合、Google マップへのリクエストは一切行われず、住所と地図へのリンクのみが表示されます。
• Google Fonts。当サイト全体で使用する書体を提供します。ページの読み込み時に取得され、意図した表示のために必要です。

当社は、原則としてお客様の事前の同意なく個人情報を第三者に提供しません。ただし、法令で認められる範囲において、次の場合には同意なく提供することがあります。

• 本サービスを利用して締結される契約の相手方に対し、お客様へのサービス提供に必要な範囲で開示する場合。
• 本サービスを利用した契約の締結の事実を証明する目的で、法人名、氏名、メールアドレス等を表示する場合。
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合。
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合。
• 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに協力する必要があり、同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合。
• その他法令により開示が求められる場合、または権利および安全の保護のために必要な場合。

利用目的の達成に必要な範囲で個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合、および合併、買収その他の事業承継に伴い個人情報が移転する場合（影響を受けるお客様には通知します）、提供先は第三者に該当しません。

7. 共同利用

当社は、次のとおり運営パートナーとの間で一部の個人情報を共同利用します。

• 共同利用する項目：氏名、会社名、部署・役職、電話番号、メールアドレス、住所、請求および契約に関する記録。
• 共同利用者の範囲：トップテック インフォマーティックス株式会社および Mathenson Records Management Pvt. Ltd.
• 共同利用の目的：本サービスの提供、サポート、請求および事務処理、ならびに顧客・パートナー管理のため。
• 管理について責任を有する者：トップテック インフォマーティックス株式会社

8. 国境を越える移転

当社は日本およびインドを拠点として事業を行い、提供事業者の所在するその他の国でデータを処理する場合があります。データが取得元の国外に移転する場合、標準契約条項等の認められた保護措置を用います。データの所在地に関する要件があるお客様は、地域内でのホスティングまたはオンプレミス導入についてご相談いただけます。

9. 安全管理措置

当社は、通信経路上および保存時のデータを暗号化し、役割に基づくアクセス制御を適用し、記録へのアクセスをログに残し、環境を分離し、管理策を定期的に見直しています。詳細はセキュリティのページをご覧ください。完全に安全なシステムは存在しません。お客様のデータに影響する侵害が発生した場合、不当な遅滞なく、かつ法令が定める期間内にご連絡します。

10. 保有期間

お客様コンテンツは、ワークスペースが有効である間、およびお客様が設定した保存ルールに従って保持されます。終了後、コンテンツは30日間エクスポート可能で、30日以内に稼働システムから削除し、90日以内にバックアップからも削除します。アカウントおよび請求に関する記録は、税務および会計に関する法令が求める期間保持します。

11. お客様の権利、開示および訂正

お住まいの地域に応じて、個人情報の開示、訂正、削除、利用停止、処理への異議、データポータビリティ、同意の撤回を求める権利を有する場合があります。ご連絡いただければ、適用法令が定める期間内に対応します。お客様のデータが当社のお客様のワークスペース内にある場合、管理者である当該お客様にご請求を取り次ぎます。

個人情報の開示のご請求を受けた場合、当社はご本人であることを確認したうえで開示します。ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合、当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合、または他の法令に違反することとなる場合には、その全部または一部を開示しないことがあり、その旨を通知します。開示にあたっては、1件ごとに実費相当の手数料を申し受けることがあります。履歴情報や属性情報など、個人情報以外の情報については、原則として開示しません。

当社が保有するお客様の個人情報が事実と異なる場合、当社所定の手続に従い、訂正、追加または削除をご請求いただけます。当社が必要と判断した場合は訂正等を行い、訂正等を行わないと判断した場合はその旨を通知します。

12. クッキーおよびアクセス解析

当社は、ログイン状態の維持や言語・通貨などの設定の記憶のために必要不可欠なクッキーと、サイトの利用状況を把握するための解析用クッキーを使用します。これらの技術により取得する情報は統計的なものであり、個人を特定する目的では利用しません。

クッキーとは、ウェブサイトへの訪問に関する情報を、パソコン、スマートフォン、タブレット等の訪問者の端末に保存する仕組みです。これにより、訪問回数や閲覧ページなどの情報を把握できます。クッキーはブラウザの設定により削除または無効化できますが、その場合、本サイトの一部の機能をご利用いただけないことがあります。

13. 未成年者について

FileEazy は事業者向けの製品であり、児童を対象としていません。当社は、ウェブサイトを通じて18歳未満の方から意図的に個人情報を取得することはありません。学生の記録を保有する教育機関のお客様は、自らのポリシーに基づく管理者として取り扱うものとします。

14. 本ポリシーの変更

法令に定めのある事項を除き、当社は必要と判断した場合に本ポリシーを変更することがあります。当社が別途定める場合を除き、変更後のポリシーは本ウェブサイトに掲載した時点で効力を生じ、上部の最終更新日を更新します。重要な変更を行う場合は、メールまたは製品内でご案内します。

15. お問い合わせ窓口

個人情報を取り扱う事業者：トップテック インフォマーティックス株式会社

担当部署：FileEazy カスタマーサポート（個人情報担当） メール：[email protected] お問い合わせフォームに個人情報担当宛と明記いただく方法でも受け付けます。

お住まいの地域の個人情報保護監督機関に苦情を申し立てる権利も有しています。