法務部門向け文書管理：契約書・案件・電子署名を一元化
契約書、案件ファイル、証拠資料を、厳密なアクセス制御とバージョン履歴のもとで整理し、すぐに取り出せます。
法務での流れ
すべての文書を該当する案件に紐づけて保管
バージョン履歴、墨消し、秘匿特権のアクセス管理
署名・封印し、規程に沿って保存
FileEazy が担う領域
法務でよくある文書の課題を解決します。
案件・事件ファイル
案件ごとに資料をまとめ、全文検索でどの文書でも見つけられます。
契約ライフサイクル
起案、修正、承認、署名まで対応し、すべての版を保存します。
証拠とディスカバリ
閲覧・ダウンロード・変更をすべて記録し、誰がいつ文書を扱ったかを示せます。
導入で得られるもの
電子署名を標準搭載
業務委任状や契約書を、法的効力のある署名のために送付できます。
機密保持
フォルダ・ファイル単位の権限設定で、各案件を担当者だけに限定できます。
契約期限の通知
契約の満了日や更新日を登録し、期限の近いものを確認し、スケジュール実行のルールでリマインドを送れます。
法務部門での FileEazy の活用
契約書管理
契約書を共有フォルダやメールに分散させず、1つのリポジトリで管理します。各契約書には取引先、契約種別、金額、開始日、満了日・更新日、担当者などの項目を持たせられるため、ファイルを探すだけでなく、契約全体を絞り込んで把握できます。
起案した契約書は、条件分岐付きの承認ワークフロー（例：法務レビュー、事業部門の責任者、一定金額以上は役員）で回付し、すべての改訂をバージョン履歴に残します。各契約書には満了までの残り日数が表示され、保存した検索で一定期間内に満了する契約を一覧でき、スケジュール実行の自動化ルールで担当者にリマインドを送れるため、自動更新や解約通知の期限を見落としません。
保存期間の管理
各文書・記録に、自社の保存規程と適用される法令に基づく保存期間と見直し日を登録します。たとえば日本では、取引に関する書類は法人税法上、原則7年間の保存が求められます。
絞り込みと保存した検索で保存期間の満了日ごとに記録を一覧でき、スケジュール実行の自動化ルールで担当者に見直しのリマインドを送れます。廃棄は自動削除ではなく、権限を持つ担当者が意図的に行う操作で、すべての削除は監査ログに記録されます。削除した項目は、完全に消去するまで復元できます。
アクセス権限
秘匿性の高い資料は、担当者だけが見られる状態にしておく必要があります。FileEazy では、役割ごと、さらに拠点・部門・フォルダ・ファイル単位で権限を設定できるため、案件をその担当チームに限定し、社外の関係者には共有したものだけを見せられます。
共有リンクにはパスワードを設定でき、閲覧・ダウンロード・編集・権限変更はすべて監査ログに記録されます。誰がいつ文書にアクセスしたかを示す必要がある場面で役立ちます。
電子署名
業務委任契約書、秘密保持契約書、各種契約書を、保管している場所からそのまま署名に回せます。署名の順序を設定し、メールで送るワンタイムパスコードによる本人確認を求め、署名者ごとの状況を追跡できます。全プランに毎月の署名依頼枠が含まれ、送信ごとの課金はありません。Business と Premium では証明書による署名にも対応します。
全員の署名が完了すると、署名済みの文書と署名の監査証跡（誰が、いつ、どの方法で本人確認して署名したか）が契約の記録とともに保管されるため、別の電子署名サービスの保管場所と突き合わせる必要がありません。
契約書を横断する AI 検索
スキャンした文書や署名済みの PDF は OCR（日本語・英語）でテキスト化され、検索できるようになります。本文と契約の項目をまとめて検索し、完全一致や部分一致で絞り込み、「今期に満了する秘密保持契約」のようなよく使う検索を保存できます。
よくある質問
契約の満了や更新の前に通知を受け取れますか？
はい。契約書に満了日や更新日を登録すると満了までの残り日数が表示され、保存した検索で一定期間内に満了する契約を一覧でき、スケジュール実行の自動化ルールで担当者にリマインドを送れます。
案件を担当者だけに限定できますか？
はい。役割、拠点、部門、フォルダ、ファイル単位で権限を設定できるため、案件フォルダをその担当チームだけに公開できます。すべてのアクセスと変更は監査ログに記録されます。
FileEazy の電子署名は日本で有効ですか？
日本では多くの商取引上の契約を電子的に締結できます。FileEazy は、誰が、いつ、どの方法で本人確認して署名したかを記録します。ただし法令上、書面や特定の方式が求められる文書もあるため、それらは専門家にご確認ください。
リーガルホールド機能はありますか？
ワンクリックで保全するリーガルホールド機能はありません。訴訟に備えて文書を保全する場合は、対象フォルダの編集・削除権限を制限してください。バージョン履歴で過去のすべての版が残り、アクセスや変更は監査ログに記録されます。
スキャンした契約書の本文を検索できますか？
はい。スキャンした文書や PDF は日本語・英語の OCR で処理されるため、取引先や満了日などの契約項目とあわせて本文を全文検索できます。