公共部門のための記録管理

説明責任を果たすには、記録に何があったかを示せることが欠かせません。FileEazy は、閲覧・ダウンロード・編集・承認・権限変更・削除をすべて、利用者と日時とともに記録し、文書の過去の版もすべて保持します。承認ワークフローでは各段階の承認者と日時が、電子署名では署名者ごとの本人確認と署名の記録が残ります。

住民の記録には、限られた職員だけが見るべき個人情報が含まれることがよくあります。権限は役割ごと、さらに拠点・部門・フォルダ・ファイル単位で設定できるため、福祉の案件ファイルは福祉担当課だけに公開し、組織全体には見せないといった運用ができます。関係機関や委託先には共有したものだけが見え、共有リンクにはパスワードを設定できます。

文書は、指定したクラウドのリージョン、またはオンプレミス版で自組織のサーバーに保管できます。記録を国内や行政のインフラに置くことが求められる場合に重要です。

記録の廃棄は、保存期間が満了し、廃棄が承認され、開示請求・監査・訴訟などで保存が必要でない場合に限って行うべきものです。FileEazy では、廃棄は自動削除ではなく、権限を持つ職員が意図的に行う操作で、すべての削除が監査ログに記録されます。削除した項目は完全に消去するまで復元できるため、誤った削除にも備えられます。

ワンクリックで保全するリーガルホールド機能はありません。訴訟や開示請求のために記録を保全する必要がある場合は、対象フォルダの編集・削除権限を制限し、廃棄の見直し対象から外してください。バージョン履歴と監査ログが、何が存在し誰が操作したかを完全に残します。

公文書等の管理に関する法律（公文書管理法）は、国の行政機関に対し、行政文書をファイルにまとめ、ファイルごとに保存期間と保存期間満了日を設定し、行政文書ファイル管理簿に記載することを求めています。保存期間が満了すると、歴史資料として重要なものは国立公文書館等に移管し、それ以外は内閣総理大臣の同意を得て廃棄します。地方公共団体には同法第34条で、法の趣旨に沿った文書管理に努めることが求められており、多くの都道府県・市区町村が公文書管理条例を定めています。

FileEazy はこうした運用に対応できます。各ファイルに分類、保存期間、保存期間満了日、満了時の措置（移管または廃棄）を持たせ、保存した検索で部門ごとのファイル管理簿を出力できます。紙の回議に代わる電子決裁のワークフローでは、承認者と日付がすべて記録されます。

米国の連邦機関は、国立公文書記録管理局（NARA）が承認した記録保存スケジュール（機関独自のもの、または財務・人事などの共通記録を対象とする一般記録保存スケジュール）に基づいてのみ記録を廃棄できます。州・地方政府は州の公文書館や記録委員会が定める保存スケジュールに従い、開示請求への対応は各州の公文書法と連邦の情報自由法（FOIA）が定めます。開示請求、監査、訴訟が係属中の記録は廃棄が停止されます。

ここでも同じ項目とルールが使えます。ファイルごとに保存スケジュールの項目と保存期間を登録し、廃棄時期を迎えた記録を抽出し、請求の対象となっている記録は見直しから外します。全文検索と墨消し（マスキング）機能で、FOIA や公文書の開示請求にも迅速に対応できます。