FileEazy についてのご質問
文書管理、セキュリティ、導入、料金と課金について、探しやすいように分類しています。
一般
文書管理とは何ですか。
文書管理とは、組織の文書をそのライフサイクル全体にわたり、バージョン管理を伴って秩序ある方法で管理する仕組みです。
文書管理システム（DMS）は組織にどのような利点をもたらしますか。
組織は分散環境で文書を電子的に管理・共有でき、利用者ごとのアクセス権限の設定や機密文書の暗号化により、権限のない利用者の手に渡ることを防げます。FileEazy をご利用いただくと、次の利点があります。
- 業務の効率化によるコスト削減
- 複数バージョンでの文書管理と迅速な参照による人為的ミスの削減
- 独自に定義したワークフローによる社内プロセスの自動化
- 文書の検索・取り出しが速く簡単になることによる業務生産性の向上
FileEazy はどのような文書形式に対応していますか。
FileEazy は業界標準の幅広いファイル形式に対応しています。ワープロ文書、表計算、プレゼンテーション、報告書、フォーム、音声、動画、図版、写真など。対応形式は Microsoft Excel、Microsoft Word、PDF ファイル、TIFF ファイル、画像ファイル、ZIP ファイルです。
FileEazy はバージョン管理に対応していますか。
FileEazy は1つの文書について無制限のバージョンを保持します。これにより、数回の操作で以前のバージョンに戻すことができます。
FileEazy では文書をどのように保存しますか。
FileEazy では、文書は文書種別と部門またはグループごとに分類して保存されます。まず文書種別と部門・グループを作成し、適切な利用者権限を割り当ててください。
FileEazy の文書種別やファイル数に上限はありますか。
これはご契約のプランによって異なります。プランによっては文書数やストレージに上限が設けられている場合と、設けられていない場合があります。詳しくは料金ページをご覧ください。上限の有無にかかわらず、FileEazyはサーバー側とクライアント側の双方でページング処理を行う設計のため、大量のファイルがあっても快適にご利用いただけます。検索結果は一度にすべて返されることはなく、まず先頭ページのみが表示され、以降のページは「次のページ」を選んだときにのみ読み込まれます。
既存の文書を FileEazy に取り込めますか。
もちろん可能です。FileEazy には強力なインポート・エクスポート機能があり、既存の文書を一括で取り込めます。CSV ファイルを用いて、取り込んだ文書に対応するインデックス項目を更新できます。CSV 内のデータの並び順は自由です。取り込みの過程で項目の対応付けを動的に指定できます。
FileEazy にワークフロー機能はありますか。
はい、ございます。FileEazy には利用者が自由に設定できる動的なワークフローエンジンがあり、役割、責任、権限委譲の割り当てが可能です。業務ルールをワークフローに定義すれば、そのまま滞りなく運用できます。例として、休暇申請の処理、仕入先請求書の処理、経費・立替の精算、財務承認プロセスなどがあります。
セキュリティ
FileEazy に保存した文書はどの程度安全ですか。
FileEazy に保存された文書は非常に安全です。管理者が設定画面で定義できる包括的なログイン試行の保護により、不正なアクセスを防ぎます。たとえば管理者は次の設定が可能です。
- 利用者をロックするまでのログイン試行回数の設定
- パスワードの複雑さの設定（次の項目など）
- パスワードの最小・最大文字数
- 数字の使用
- 大文字・小文字の使用
- パスワードへの特殊文字の使用
- 一定期間後にパスワードを期限切れにする設定など
利用者には所属する部門やグループに基づいて権限が割り当てられます。管理機能を実行するための役割が付与され、アクセス権により文書の参照、変更、削除の可否が定まります。
選択した文書を暗号化することもできます。これにより、仮に第三者がディスクにアクセスできたとしても、重要かつ機密性の高い文書を開くことはできません。
さらに FileEazy は SSL 証明書を備えた安全なサーバー上で稼働し、XSS 対策および CSRF 対策を実装しています。
FileEazy は暗号化に対応していますか。
FileEazy に保存された文書は非常に安全です。包括的なログイン試行の保護により不正アクセスを防ぎます。利用者 ID とパスワードは暗号化してデータベースに保存されます。重要かつ機密性の高い文書は暗号化を選択できます。FileEazy は業界標準の AES 暗号化方式を採用しているため、仮に第三者がディスクにアクセスできたとしても、それらの文書を開くことはできません。
利用者のアクセス権限を制限できますか。
FileEazy は安全性と機密保持を前提に設計されています。役割に基づくアクセス権を利用者に付与し、文書の追加、編集、閲覧、ダウンロードを誰に許可するかを決められます。さらに利用者の操作は記録されるため、管理者は誰がいつ何を行ったかを把握できます。
文書に対して誰がどの操作を行ったか確認できますか。
FileEazy はログインからログアウトまでのすべての操作を記録します。ログインの失敗、ログインまたはその試行が行われた IP アドレスと地理的な位置も記録します。
クレジットカード情報は保存されますか。
いいえ。FileEazy では決済処理に Stripe を利用しています。クレジットカード情報は Stripe に直接送信され、当社のウェブサイトには一切保存されません。当社が保存するのは、お名前、ワークスペース、ご契約情報などのアカウント情報のみです。
料金と課金
料金はどのように計算されますか。
各プランはアカウント全体の月額料金で、一定のユーザー数が含まれます（Starter 3名、Standard 10名、Business 25名、Premium 50名）。ユーザー単位の課金はありません。年間払いの月額は Starter 39米ドル、Standard 129米ドル、Business 349米ドル、Premium 599米ドルです。含まれる人数を超える場合は、3名単位で追加できます。大規模な組織は Enterprise についてお問い合わせください。
月払いと年間払いの違いは何ですか。
年間払いが最も安い料率で、12か月間その料金のまま固定されます。その間に値上げがあっても、更新までは同じ料金です。月払いは約 20% 高くなりますが、毎月の解約や変更が可能です。年間払いに切り替えると約 17% 削減できます。
契約期間中に料金が変更された場合はどうなりますか。
月払い・年間払いを問わず、現在のご契約期間中は料金が固定されます。価格改定があっても、すでにお支払いいただいた期間には影響しません。新しい料金は、現在の契約期間が終了し更新されたタイミングから適用され、価格変更を行う場合は事前に必ずご案内いたします。
後からユーザーを追加できますか。
はい。3名単位でいつでも追加できます。1パックあたりの月額は Standard 36米ドル、Business 48米ドル、Premium 60米ドルです（年間払い）。Starter では追加できないため、Standard へのアップグレードをご検討ください。Premium は最大 100名までで、それを超える場合は Enterprise についてご相談ください。
当社には従業員が100名います。全員分をカバーするプランが必要ですか。
いいえ。プランでカバーする必要があるのは、FileEazy で文書や記録の作成・編集・管理を行う人だけです。それ以外の方は、無料の閲覧専用ユーザーとして利用できます。
従業員の全員に FileEazy へアクセスさせたいが、実際に操作するわけではない場合はどうなりますか。たとえば、全従業員が経費精算を申請したい、休暇を申請したい、日々の勤務時間を入力したいという場合です。
この点が FileEazy が他製品より優れているところです。たとえば従業員100名の企業が Standard（10名を含む）を契約し、人事、経理、情報システム、購買、営業の担当者に割り当てたとします。それ以外の従業員は、追加費用なしで閲覧専用ユーザーとして利用できます（Standard は50名、Business は250名、Premium は無制限）。閲覧専用ユーザーは、勤務時間の入力や申請の提出など、自身のデータを扱えます。サインインすると、割り当てられたアプリ・リストと自身のデータのみが表示されます。
ストレージが足りなくなった場合はどうすればよいですか。
100 GB 単位でいつでも追加できます（料金シミュレーターまたはお問い合わせから）。追加ストレージはプランと一緒に請求され、保存済みのデータが収まる範囲で、更新時に減らすこともできます。毎月のダウンロード量の目安も容量に合わせて増え、フェアユースポリシーのもと、ご契約のストレージ容量と同量までのダウンロードが料金に含まれます。
無料トライアルはありますか。
はい。新規のご契約には無料期間があり、年額払いは30日間、月額払いは7日間です。課金は無料期間の終了時から始まり、それまでに解約すれば費用はかかりません。無料期間中のストレージは 10 GB までです。クレジットカードでお支払いの場合はお申し込み時にカードをご登録いただきます。日本国内で請求書払いをご利用のお客様はカードのご登録は不要です。
無料期間中に制限はありますか。
無料期間中も、ご契約プランの機能と上限（ユーザー数、電子署名の依頼数、OCR ページ数、AI トークン）をすべてご利用いただけます。ただしストレージは、初回のお支払いを確認するまで 10 GB までとなり、確認後にプランの容量すべてをご利用いただけます。一般的なオフィス文書であれば数万件を保存できる容量です。文書の一括移行のお試しなど、より大きな容量で評価されたい場合はお問い合わせください。より大きな容量での無料期間についてご相談いただけます。また、すべてのプランと同様に、ダウンロードはフェアユースポリシーの範囲となります。
ダウンロード量や通信量（帯域）に上限はありますか。
ダウンロードはフェアユースの範囲でご利用いただけます。毎月のダウンロードその他 FileEazy からのデータ転送（閲覧、ダウンロード、共有リンク、同期、API によるアクセス）は、追加ストレージを含むご契約のストレージ容量と同量まで料金に含まれます（例：Business は毎月1TBまで）。ご解約時のデータのエクスポートは含まれません。ほとんどのチームのご利用量はこのごく一部です。継続的にこれを上回る場合は、当社からまずご連絡し、ストレージの追加、上位プランへの変更、データ転送量の追加などの対応をご相談します。
自社名義の証明書で署名できますか。
はい、Business と Premium でご利用いただけます。通常、文書には FileEazy が提供する証明書で署名します。署名に貴社の名義を表示したい場合は、当社が貴社専用の証明書を取得・管理します（月額 $60。発行、安全な鍵の保管、年次の更新を含みます）。または、お客様ご自身の証明書（PKCS#12 ファイルやハードウェアトークン）を追加料金なしでお持ち込みいただけます。その場合、証明書の有効性の維持と更新はお客様にて行っていただきます。いずれもお問い合わせください。
プランや支払い周期は変更できますか。
もちろんです。アップグレード、ダウングレード、月払いと年間払いの切り替えはいつでも可能です。アップグレードは即時に適用され、下位プランへの変更は次回更新時に適用されます。例1（年間払いから月払い）：Business を年間払い（月額 349米ドル）で利用中の場合、更新日に月払いへ切り替えると月額 419米ドルとなり、毎月解約できます。例2（Premium から Business）：Premium（月額 599米ドル）を利用中で契約期間が8か月残っている場合、Business は下位プランのため更新時に変更が適用されます。その日から月額 349米ドルとなり、IMAP メールボックスなど Premium 限定の機能も同時に終了します。
初期費用や隠れた費用はありますか。
いいえ。初期費用、導入費用、隠れた費用は一切ありません。お支払いいただくのは、プランとお選びいただいたアドオンの料金のみです。表示価格は税抜で、日本国内のお客様には10%の消費税が加算されます（お支払い手続きの画面に表示されます）。
プランの上限を超えた場合はどうなりますか。
上限に達する前に、十分な余裕をもってお知らせします。ユーザー、ストレージ、電子署名の依頼数、OCR ページ、AI トークンはアドオンで追加でき、上位プランへの変更も可能です。上限を超えたことでデータが削除されることはありません。
希望するプランに含まれない機能を使いたい場合はどうすればよいですか。
上位プランのモジュールを個別に購入し、現在のプランに追加できます。お問い合わせいただければ、こちらで設定いたします。
自社で契約している AI を利用できますか。
はい。Business 以上でご利用いただけます。自社の AI プロバイダーの API アカウント（OpenAI、Azure OpenAI、Anthropic、Google Gemini、自社ホストのモデル）を接続すると、FileEazy の AI 機能がトークン上限なしで動作し、料金はプロバイダーから直接請求されます。プロバイダーの API キーが必要で、ChatGPT Plus や Claude Pro などの個人向けチャットサービスは他のソフトウェアに接続できません。
Enterprise プランはありますか。
はい。Enterprise は、100名を超える組織、オンプレミス導入、個別の契約条件をご希望の企業向けで、上限と料金はご要望に合わせて設定します。お見積もりはお問い合わせください。
表示価格は税込ですか。
表示価格は税抜です。日本国内のお客様には10%の消費税が加算され、お支払い手続きの画面と請求書に表示されます。日本国外のお客様には日本の消費税はかかりません。
年間契約を期間満了前に解約した場合はどうなりますか。
いつでも解約できます。年間払いの場合、解約日までのご利用期間について月払いの料率で再計算します。計算例：Standard の年間払い（月額 129米ドル）の場合、前払い額は 129米ドル × 12か月 = 1,548米ドル です。5か月目の途中で解約すると、端数の月は1か月として切り上げるため、5か月分を月払いの月額 155米ドルで再計算します。155米ドル × 5か月 = 775米ドル。返金額は 1,548米ドル − 775米ドル = 773米ドル となります。
キャンペーン価格で購入した後に解約した場合はどうなりますか。
割引はお支払いいただいた契約期間に対して適用されるため、期間満了前に解約された場合、ご利用月数は通常の月額料金で再計算され、キャンペーン料率は返金計算には引き継がれません。計算例：Standard の年間払い（月額 129米ドル）、キャンペーン割引30%の場合、前払い額は 129米ドル × 12か月 = 1,548米ドル の30%引きで 1,084米ドル です。5か月目の途中で解約すると、端数の月は1か月として切り上げるため、5か月分を通常の月額 155米ドルで再計算します。155米ドル × 5か月 = 775米ドル。返金額は 1,084米ドル − 775米ドル = 309米ドル となります。割引を前払いで受けているため、早期の解約では割引のない場合より返金額が少なくなります。ご契約を継続いただくほど、キャンペーンの恩恵が残ります。
解約後、返金はいつ受け取れますか。
返金はできるだけ早く処理します。ご利用の銀行や決済事業者により、解約日から最大15日ほどかかる場合があります。
導入とインストール
FileEazy には何種類の版があり、導入方法はどのようなものですか。
FileEazy には FileEazy クラウドと FileEazy オンプレミスの2種類のみがあります。
FileEazy クラウド — クラウド版には複数のプランがあります。詳しくは料金ページをご覧ください。
FileEazy オンプレミス — FileEazy は自社内のアプリケーションとして導入してご利用いただくこともできます。
FileEazy を社内にオンプレミスで導入したいのですが、必要な条件は何ですか。
FileEazy は LAMP（Linux、Apache、MySQL、PHP）を基盤としています。社内のネットワークサーバーへの導入は当社が支援いたします。サーバーは Windows でも Linux でも構いません。
FileEazy は Windows でも動作しますか。
FileEazy は LAMP（Linux、Apache、MySQL、PHP）を基盤としています。ネットワークサーバーへの導入は当社が支援いたします。サーバーは Windows でも Linux でも構いません。導入後は、社内ネットワーク上のどの PC からでも Chrome、FireFox、Microsoft Edge などのブラウザーでご利用いただけます。
オンプレミス導入にかかる期間の目安はどれくらいですか。
ご要件の範囲により、5日から2週間程度を要します。導入期間は次の要素に左右されます。
- 取り込む文書の件数
- 既存のシステム基盤およびアプリケーションとの連携
- 利用者数およびグループ数
FileEazy をオンプレミスで導入するにはどのようなサーバーが必要ですか。
FileEazy は LAMP（Linux、Apache、MySQL、PHP）を基盤としています。社内のネットワークサーバーへの導入は当社が支援いたします。サーバーは Windows でも Linux でも構いません。推奨する最小構成は次のとおりです。
- Windows または Linux サーバー
- メモリ 12GB
- 空きディスク容量 500GB（OS および関連アプリケーション、FileEazy のファイル用。FileEazy 本体の導入には約 500MB を使用します）。文書のために必要な容量は、文書の大きさと件数によって異なります。
機能
FileEazy の主な機能は何ですか。
- フォームとワークフロー
- 一括インポート・エクスポート
- 文書の割り当て
- バージョン管理
- チェックイン・チェックアウト（一括操作にも対応）
- 文書への注釈
- 対応ファイル形式
- 検索と取り出し、高度な検索
- 内容検索、検索条件の保存
- 設定（日付と時刻のロケール、グループ・部門のカスタマイズ）
- 文書種別ごとに定義できる独自のインデックス項目