新しいFileEazyへ移行すべき理由
新しいFileEazyは、旧バージョンを修正したものではなく、ゼロから作り直した書類管理システムです。モダンなフルスタックとPythonで動き、AIが書類の中身を読み取って検索でき、多層構成で、ファイルを暗号化し、会社のIDでサインインでき、書類を好きな場所に保存できます。
旧バージョンとの比較
旧バージョンも動き続けますが、セキュリティ修正が提供されないソフトウェアの上で動いています。使い続けるほど危険が増え、移行も難しくなります。
| 旧バージョン | 新しいFileEazy | |
|---|---|---|
| 技術基盤 | 古いソフトウェアの上で、画面をサーバー側で生成する一体型 | モダンなフルスタック：Reactの画面、LaravelのAPI、Pythonのサービス |
| AI | なし | AI OCR、AI検索、普段の言葉で探せるセマンティック検索 |
| 構成 | 単一構成：画面・処理・ファイルが1台のサーバーに | 多層構成：画面、API、処理、データ、保存先 |
| サインイン | FileEazy内のユーザー名とパスワードのみ | 通常のサインインに加え、SAML 2.0のシングルサインオン |
| 保存先 | サーバーのディスク1か所 | 複数の保存先（サーバー、NAS、FTP、リージョン別のAmazon S3）を拠点ごとに割り当て |
| セキュリティ | 基本的なパスワードルール | AES-256によるファイル暗号化、パスワード・セッションのポリシー、reCAPTCHA、ロックアウト、ワンタイムパスワードで本人確認する電子署名、監査ログ |
| 検索 | ファイル名とフォルダのみ | スキャンや写真を含む、すべての書類の中身を検索 |
| 端末 | パソコンのブラウザ向けの画面 | パソコン、タブレット、スマートフォンに対応 |
モダンなフルスタック
新しいFileEazyは、広く使われ、継続して更新されている技術で一から作られています。画面、API、書類の処理、検索がそれぞれ得意な技術で動くので、速く、安全で、成長に合わせて広げられます。
ReactとTypeScriptで構築。画面は一度読み込めば即座に切り替わり、パソコン、タブレット、スマートフォンで使えます。
すべてのリクエストを役割と権限で確認して監査ログに記録し、REST APIでほかのシステムともつながります。
AI OCR、言語の判定、PDFの結合・分割・回転、Officeファイルの変換など、書類の重い処理をPythonが担います。
専用の検索エンジンがすべての書類の文章を索引化するので、膨大なページからでもすぐに結果が返ります。
AIを標準搭載
旧バージョンでは、ファイル名とフォルダからしか書類を探せませんでした。新しいFileEazyはAIが書類の中身を読み取るので、探したいことを普段の言葉で尋ねるだけで見つかります。
AI OCR
スキャン、写真、画像だけのPDFをAIが日本語と英語で読み取り、検索できる文章にします。
AI検索
ファイル名だけでなく、すべての書類の中身を、項目、タグ、状況とあわせて検索できます。
セマンティック検索
「来四半期に期限が切れる契約書」のように普段の言葉で尋ねると、キーワードだけでなく意味から書類を探します。
自動タグ付け
書類の中の言葉からタグを付けるので、届いた時点で整理されます。
多層構成のアプリケーション
旧バージョンは、画面、処理、ファイルを1台のサーバーにまとめていたため、1か所の障害や攻撃が全体に及びました。新しいFileEazyは、役割ごとに独立した層に分かれています。インターネットに公開するのはAPIだけで、データベースとファイルの保存先は社内ネットワークに置いたままにできます。
ブラウザで動くReactのWebアプリ。データを持たず、APIを通してのみサーバーとやり取りします。
LaravelのAPIが、読み取りや変更の前に、すべてのリクエストをユーザーの役割と権限で確認します。
PythonのサービスとバックグラウンドのワーカーがAI OCR、テキスト抽出、検索インデックス作成、容量計算を処理するので、利用者を待たせません。
データと設定を保存するMySQLと、書類の内容を検索するためのインデックス。
ファイル本体。アプリケーションとは別の、1か所以上の保存先に保管します。
層ごとに保護、拡張、バックアップができます。書類が増えたら、ほかに手を加えずに処理や保存先だけを追加できます。
標準で備わるセキュリティ
ファイルの暗号化
セキュリティ設定で管理する鍵を使い、保存するファイルをAES-256で暗号化できます。
役割に応じたアクセス権限
ユーザー、役割、拠点、部署ごとに、フォルダ・ファイル・データの閲覧、編集、ダウンロード、共有、削除を制御します。
パスワードとサインインのポリシー
最小文字数、必須の文字種、漏えいしたパスワードの確認、有効期限、失敗時のロックアウト、セッションの有効時間を設定できます。
ボット対策
サインイン画面でGoogle reCAPTCHAを有効にできます。
監査ログ
サインイン、ファイル操作、設定変更、APIの利用を記録し、誰がいつ何をしたかを確認できます。
削除からの復元
削除した項目は復元できるので、誤操作にも対応できます。
シングルサインオン
メールなどで使っている会社のアカウントで、そのままサインインできます。パスワードをFileEazyが扱うことはありません。Microsoft Entra ID、Okta、Google Workspace、Microsoft AD FSなど、SAML 2.0に対応するIDプロバイダを使えます。退職者のアカウントを無効にすれば、FileEazyへのアクセスも同時に止まり、IDプロバイダで設定した多要素認証もそのまま適用されます。
複数の保存先
書類をアプリケーションと同じディスクに置く必要はありません。サーバー、NAS、FTP、Amazon S3（リージョンを選択）を必要な数だけ登録し、拠点ごとに割り当てられます。たとえば本社は社内のNAS、地方の拠点は近いリージョンのS3というように使い分けでき、データの保管場所に関するルールにも対応しやすくなります。保存先は、既存のファイルを動かさず、止めずに追加できます。
どの端末でも使える
画面は端末に合わせて変わります。パソコン、タブレット、スマートフォンから、専用アプリなしで書類を探し、バージョンを確認し、承認や署名ができます。画面の変わった部分だけを更新するので、回線が遅くても軽快に動きます。
そのほかの新機能
書類の管理
バージョン履歴、注釈とコメント、しおり、入力できるフォーム項目、お気に入り、最近使った項目。
すぐに見つかる
検索条件の保存、完全一致や部分一致での絞り込み、タグ。
ワークフローと電子署名
承認ワークフロー、電子署名のワークフロー、条件を満たしたときにデータを処理するルール。
業務アプリ
リスト、マスターデータ、書類とつながったデータを扱うデータエクスプローラー。
通知
アプリ内とメールの通知を、ユーザーごとの設定で受け取れます。
システム連携
ERPや会計などのシステムとつなぐREST API、CSVのインポートとエクスポート。
旧バージョンを使い続けるリスク
セキュリティ修正が提供されない古いソフトウェアは、業務サーバーへの侵入口になりがちです。書類管理システムには狙われやすい情報が集まっています。
監査や取引先から、サポート中のソフトウェア、暗号化、アクセスログ、シングルサインオンを求められることが増えています。
古いサーバーの維持費は年々上がります。障害後の緊急移行は、計画的な移行よりはるかに高くつきます。
AI検索、スマートフォンからの利用、ワークフロー、電子署名など、毎日の時間を減らす機能が使えません。
移行の流れ
移行は計画して進めるもので、一から入れ直す必要はありません。
現在のバージョン、ユーザー、拠点、保存している容量を確認します。
拠点ごとの保存先と、サインインに使うIDプロバイダを決めます。
ユーザー、フォルダ、ファイル、権限を移し、一部のメンバーで試します。
全員を新しいFileEazyに切り替え、旧サーバーを停止します。